采购业务管理办法

1、         目的

本公司为落实材料、零件采购作业管理，以确保所购买的材料、零件品质稳定、价格合理，特制定本办法。

2、         适用范围

本办法适用于本公司的材料、零件采购管理业务。

3、         作业规定

3．1 营业计划与需求

3．1．1 营销部应于每月中旬前提出下个月最新的“受订单”与下三个月市场预测的“受订计划单”。

3．1．2 营销部提出一式三联的“受订单”与“受订计划单”，经部门主管签准后，转呈总经理核准，且于每月20日前分发给其他部门，第一联自存、第二联转制造部、第三联转财务部。

3．1．3 制造部接营销部的“受订单”与“受订计划单”后，由生产管理部做购料需求作业，呈制造部经理确认。

3．1．4 生产管理部以营销部所提的“受订单”与“受订计划单”、于每周一与营销部再确认该未交货的需求，该确认工作由生产管理部与业务部门主管负责。

3．2 请购作业

3．2．1 生产管理部接到经核准的“受订单”与“受订计划单”，即依A、B、C原物料分类做需求，于该月25日前开立“请购单”。

3．2．2 “请购单”一式两联转呈制造部经理确认后，第一联由生产管理部留存，第二联转至采购部作为订购作业的依据。

3．2．3 生产管理部的请购数量，应包括生产线与营销部的修理备用材料。

3．2．4 采购部门人员必须提供各原物料供应厂商的供料作业时间及最用订购时给生产管理部，作为请购材料时A、B、C分类的依据。

3．2．5 生产管理部开立的“请购单”后，发现供需大量变动时，应即时提供采购部门修正交货数量及交货期。

3．3 订购作业

3．3．1 采购部门人员接到经制造部经理核准的“请购单”，应依厂商供应的时间不同而开立“订购单”。

3．3．2 “订购单”为一式五联，呈制造部经理确认后，第一联留存，第二联转供应厂商，第三联转财务部门，第四联转仓储部门，第五联转主管部门物控。

3．3．3 采购部门依生产管理部提出的“请购单”开立订购单后，应负责依生产管理部所订日期购入材料，不得延误，若情况特殊生产管理部有修正时，应以所修正的数量及日期为准。

3．3．4 生产管理部修正数量及交货期时，采购部门人员应以公司的利益为前提，全力配合。

3．4 进料作业

3．4．1 供应厂商以采购的订购单准备生产材料、零件、交货时以本公司的“进料验收传票”，自行书写上“订购单”号码、日期、品名、料号、数量及统一发票，由暂收货单位核对后签收一联自行留存。

3．4．2 仓储部门点收人员于厂商交货时，应核对“订购单”号码、数量、品名、料号是否相符，且登记于“原料暂收日报表”。

3．4．3 生产管理部点收人员于厂商交货后，应随时核销“订购单”，若因品管部判拒收时，应再补登回原订数量。

3．4．4 点收人员，接到“进料验收传票”应立即判明是一般件或急件，而将单据转进料品管部，且将急用材料已入料的信息知会物控人员。

3．4．5 进料品管检验后，“进料验收传票”转仓储单位。

3．4．6 良品入库上架时，应核对“进料验收传票”的品名，数量无误后方可签收。

3．4．7 “进料验收传票”签注仓管理入库日期，且做成报表，转主管签核后转采购部门查对，再转财务部门，如为不良品应开出“暂收不良批退单”，第一联留存，第二、第三联转采购部门，于厂商至工厂领回退料时签收。

3．4．8 进料品管单位如将材料判定为拒收时，应开立“进料不良批退联络单”，分发生产管理与采购部门转厂商处理。

3．5 注意事项

3．5．1 付款规定。

依本公司“应付帐款处理细则”的规定办理。

3．5．2 材料单价管理

3．5．2．1 采购部门所购买材料的价格，依本公司“原物料价格审核作业细则”的规定办理。

3．5．2．2 临时调入或现金购买的材料按特殊情况处理，且需附“材料单价审核单”呈总经理核准后付款。

3．5．3 品质管理。

进料的品控制，依本公司“进料品质管理程序”的规定办理。

4．相关文件

4．1 请购单

4．2 订购单