采购管理制度
一、 什么是采购管理
采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。采购管理的具体内容，包括制定采购活动的管理、对采购人员的管理、采购资金的管理、运储的管理、采购评价和采购监控，还包括建立采购管理组织、采购管理机制、采购基础建设等。
采购管理和采购不是一回事。采购是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般是由采购员承担。其使命，就是完成采购主管布置的具体采购任务，而采购管理是面向整个企业的，不但面向企业全体采购员，而且也面向各企业的其他组织人员（进行有关采购的协调配合工作），一般由企业的采购科（部、处）长、或供应科（部、处）长、或企业副总（以下统称为采购主管）来承担。其使命，就是要保证整个企业的物资供应。其权力，是可以调动整个企业的资源。可见，采购管理与采购是有区别的。当然，采购员对于自己的采购业务，也需要进行管理。但是这种管理，和一般的工人对于自己工作的计划安排一样，属于操作员的作业管理。而采购管理是指站在企业的立场上，对整个企业采购活动的管理，包括对采购员和具体采购业务的管理。
二、 采购管理的内容与过程
企业采购管理基本职能有三个：
（1） 要保证企业所需的各种物资的供应。
（2） 要与资源市场供应商建立起友好且有效的关系，为企业营造一个宽松有效的资源环境。
（3） 要从资源市场获取各种信息，为企业的物资采购和生产决策提供信息支持。
其中第一项是最重要、最基本的任务。如果这一项搞不好，就不能称之为采购管理。
为了实现采购管理的基本职能，采购管理需要有一系列的业务内容和业务模式。采购管理的基本内容和模式如下所示。
采购管理内容和模式
1、 采购管理组织
采购管理组织，是采购最基本的组成部分，为了搞好企业复杂繁多的采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精干的管理组织机构，要有一些能干的管理人员和操作人员。
2、 需求分析
需求分析，就是要弄清楚企业需要什么品种、需要采购多少，什么时候需要什么品种，需要多少等问题。作为整个企业的物资采购供应部门，应当掌握全企业的物资需求情况，制定物料需求计划，从而为制定出科学合理的采购计划做准备。
3、 资源市场分析
资源市场分析，是指根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输避孕药况等等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析，分析的目的是为制定采购订货计划做准备。
4、 制定采购订货计划
制定采购订货计划，是指根据需求品种情况和供应商情况，制定出切实可行的采购订货计划，包括选定供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等。具体解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等一系列计划问题，为整个采购订货规划一个蓝图。
5、 采购计划实施
采购计划实施，是指把上面制定的采购计划分配落实到人，根据既定的进度进行实施，具体包括联系指定的供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。通过这样的具体活动，最后完成了一次完整的采购活动。
6、 采购评估与分析
采购评估，是指在一次采购完成以后对这次采购的评估，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要在于评估采购活动的效果、总结经验教训、找出问题、提出改进方法等。通过总结评估，可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作、不断提高采购管理水平。
7、 采购监控
采购监控，是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购事物活动的监控。
8、 采购基础工作
采购基础工作，是指为建立科学、有效的采购系统，需要进行的一些基础性建设工作，包括管理基础工作、软件基础工作和硬件基础工作。
从以上的讨论可以看出采购管理应考虑的问题，如下图所示。
采购管理要考虑的问题
三、 采购管理制度要求及范本
完善的采购管理制度可以规范采购人员的行为，规范采购作业流程，从而起到规范采购活动的作用。采购管理制度包括以下内容：
1、 采购控制程序
采购控制程序的目的是使采购工作有章可循，完成5R（Right time—适时，Right price—适价，Right quality—适质，Right quantity—适量，Right place—适地）的采购职能。其内容包括各部门、有关人员的职责、采购程序要点，采购流程图以及采购的相关文件、相关表格等。
2、 采购规范
采购规范是指将所采购的物料规格详细地记录下来，成为采购人员要求供应商遵守的规范。具体内容包括商标或商号名称、蓝图或规格表、化学分析或物理特性、材料明细表及制造方法、用途及使用说明、标准规格及样品等。
3、 采购管理办法
采购管理办法是对企业采购流程每一个步骤的详细说明。
4、 采购作业规定
采购作业规定是指关于采购作业的信息收集、询价采购、比价采购或者是议价采购、供应商的评估和索取样品、选择供应商、签订采购合同、请购、订购、与供应商的协调沟通以及催交、进货验收、整理付款等的相关规定。
5、 采购作业指导书
采购作业指导书是指对各项采购作业进行指导的文件。
6、 外协加工管理办法
外协加工管理办法是对外协工厂的管理规定。包括外协加工的目的、范围、类别、厂商调查、选定方法及基准、试用、询价、签订合同、申请、外协、质量控制、不良品投诉、付款，模具管理，外协厂商辅导以及考核的详细规定。
7、 物料与采购管理系统
物料与采购管理系统包括材料分类编号、存量控制、请购作业、采购作业、验收作业、仓储作业、领料发料作业、成品仓储管理、滞料废料处理等。
8、 进料验收管理办法
进料验收管理办法明确进料验收的标准、要求和作业程序。其目的是使物料的验收以及入库作业有所依据。
9、 采购争端解决的规定
规定解决采购争端的要求、解决采购争端的常见方法等。 |
